Warum
ist eine Analyse von
Arbeitsabläufen sinnvoll?
Viele
Mitarbeiter kennen die Situation:
Produktionsunterbrechungen, falsche Informationen, Doppelarbeiten und
Eilaufträge.
Es
kommt zu Reibungsverlusten, zu Fehlern im Leistungserstellungsprozess
und zu Drucksituationen für die Beschäftigten. Dies kann
schwerwiegende Folgen für die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens
nach sich ziehen.
Das
ganzheitliche Überdenken und die Verbesserungen von Arbeitsabläufen
hat das Ziel, Flexibilität, Kunden- und Mitarbeiterorientierung zu
verbessern.
Um
dies zu verwirklichen, ist ein effektives
Zusammenwirken der
betrieblichen Sozialparteien und eine Beteiligung aller Beschäftigen
erforderlich.
Wir
stellen das Wissen und die Erfahrung der Beschäftigten bei der
Aufnahme der Arbeitsabläufe in den Vordergrund, um systematisch die
Schwachstellen im Arbeitsablauf herauszufiltern und diese zu
überwinden.
Eine
beteiligungsorientierte Diagnose der innerbetrieblichen
Arbeitsabläufe ist besonders geeignet, weil die Sichtweisen aller
Beschäftigten kommuniziert und zusammengeführt werden. Das Ziel ist
eine Verbesserung der Arbeitssituation für die Beschäftigten sowie
eine Effizienzsteigerung für das Unternehmen. Gleichzeitig werden
die Kenntnisse abteilungsüber-greifend erweitert.
Schritte
zur Analyse von Arbeitsabläufen
Das
genaue Vorgehen geschieht nach einer eingehenden Vorklärung mit dem
Betriebsrat.
Im
folgenden wird der Ablauf beispielhaft skizziert.
Schritt
1:
Information
Die erste Phase besteht aus einem
Eröffnungsgespräch in den einzubeziehenden Bereichen. Die
Beschäftigten werden über die Untersuchung, den Analyseprozess und
die eingesetzten Instrumente informiert.
Schritt
2:
Bestandsaufnahme
Mit Hilfe
der Visualisierungstechnik und/oder eines rechnergestützten
Analyseinstrument bildet eine Projekt-gruppe, die aus
Führungskräften, Betriebsräten und Beschäftigten besteht, die
dispositiven und operativen Unternehmensprozesse sowie Ressourcen-
und Informationsflüsse strukturiert ab. Das gemeinsam entwickelte
Prozessbild wird dokumentiert. Dieses Prozessbild ist bei allen
weiteren Analyse- und Modellierungsaktivitäten der Ausgangspunkt und
wird durch Einzel-
oder Gruppeninterviews mit den Mitarbeitern in
den betroffenen Bereichen überprüft.
Schritt
3:
Schwachstellenanalyse
Mit der
Analyse der Ist-Abläufe in Phase 3 sind gleichzeitig
Schwachstellenbetrachtungen verbunden. Aus der jedem vorliegenden
Dokumentation der erfassten Abläufe sind die Schwachstellen ablesbar
(zu lange Liegezeiten, weil..., Doppelarbeiten, usw.). Die
Schnittstellenproblematik wird mit den Mitarbeitern der jeweiligen
Bereiche bewertet und durch Verbesserungsvorschläge wird eine
Optimierung erreicht.
Schritt
4:
Soll-Prozessmodulierung
Aus
den zeitlich und funktional exakt
lokalisierten Schwachstellen
ergeben sich zwangsläufig die Soll – Ansatzpunkte. Sie
unterstützen die Prozessmodellierung. Über Alternativbewertungen
der Lösungsmöglichkeiten können effektivere Lösungen bestimmt
werden. Der Betrachtungsschwerpunkt ist der Maßnahmeplan für eine
Sollkonzept-Umsetzung.
Die
einzelnen Phasen werden dokumentiert und den Sozialparteien
präsentiert. Die hier skizzierte Vorgehensweise entspricht sinngemäß
den Verfahrensre-geln der EFQM (European Foundation
of Quality
Management).
